Millora en la gestió del medicament mitjançant un sistema automàtic de dispensació
La Fundació Sanitària Mollet ha decidit fer un pas endavant en l'optimització del circuit del medicament, a través de la implementació d'un sistema automàtic de dispensació, que consisteix en la col·locació d'armaris robotitzats de medicació a diferents punts de l'hospital on s'administra medicació a pacients, que també substitueix el procés de generació i transport des de Farmàcia de carros de dosis unitàries de medicació.
Descripció
La implantació d'un sistema de dispensació de medicaments semiautomatitzada ha substituït la tecnologia de dispensació en onicosis per servir les farmàcies satèl·lits, a les àrees d'internament hospitalari i també a Urgències, Semi crítics i Bloc Quirúrgic.
Aquest enfocament està alineat amb l'estratègia de la Fundació Sanitària Mollet de buscar l'excel·lència en els processos i, especialment, d'aspirar a ser una organització fiable, on prevalgui la seguretat del pacient. Així mateix, l'eix d'innovació que aporta la introducció d'una tecnologia automatitzada de dispensació descentralitzada forma part de la estratègia empresarial mateixa.
El repte del projecte, i el seu valor diferencial, és la substitució del procés de generació de carros d’onicosis de 24 hores a Farmàcia, ja que el més habitual era la implantació en unitats d'urgències o de cures intensives, tot substituint els grans estocs de farmaciola situats a la mateixa unitat, i no la substitució del carro d’onicosis generat a Farmàcia i preparat per administrar als pacients.
Per al desenvolupament del projecte, es va seguir la planificació següent:
1. Anàlisi externa i interna, que va incloure: revisió del Pla Estratègic 2021-2025 i elaboració de PESTEL i anàlisi DAFO, tot avaluant el posicionament i els avantatges competitius derivats del projecte de la FSM de cara als anys vinents. Revisió del document de BBP (Business Blue Parint), de l'anàlisi funcional del projecte d'implementació del mòdul de SAP Medicacions a la FSM. Reunions amb la cap de Farmàcia i les supervisores d'Infermeria per elaborar l'escenari "AS IS" que reflecteix la situació prèvia a la implantació dels SAD, i el "TO BE", un cop implantat el procés de dispensació.
2. Elaboració del cronograma, tot considerant: revisió de la documentació formalitzada amb Pales, tant per a l'acord estratègic del programa pilot com per a l'oferta de contractació. Revisió dels acords dels Comitès de Direcció.
3. Disseny de l'estratègia de gestió del canvi: reunions amb les supervisores d'Infermeria, la directora d'Infermeria i la cap de Farmàcia. Revisió de publicacions d'implantacions similars de SAD amb afectació a circuits d'infermeria.
4. Definició d'indicadors i enquesta de satisfacció d'usuaris: reunions amb la directora de Gestió i amb la cap de Farmàcia per consensuar els indicadors a comparar, com també els intervals de temps i les unitats d'hospitalització rellevants. Reunions amb la directora d'Infermeria i les supervisores de Planta per elaborar el contingut de les enquestes de satisfacció d'usuari. Sessions de treball amb l'equip de sistemes d'informació per al desenvolupament dels programes d'extracció de dades del sistema SAP.
5. Recollida de dades i elaboració de conclusions: revisió de la literatura mitjançant la cerca i la selecció d'estudis rellevants de projectes similars d'implementació de SAD. Explotació de les dades procedents dels programes d'extracció de dades, segons els criteris definits i consensuats a les reunions prèvies. Lliurament i recollida de dades de les enquestes de satisfacció d'usuari, a través de les sessions de formació del projecte d'implantació SAD (fase de reimplantació) i per correu electrònic (fase de post implantació). Reunions de revisió i anàlisi de les dades recopilades amb la cap de Farmàcia, la directora de Gestió i la directora d'Infermeria.
Arran del desenvolupament del projecte, es van identificar com a factors clau d'èxit que van servir per vèncer les resistències al canvi, els següents:
• Benchmark. Visites a hospitals amb algun SAD en funcionament per veure el procés in situ i compartir l'experiència amb les infermeres.
• Acord estratègic amb Palex per realitzar un pilot sense cost per a l'FSM.
• Lideratge de la directora d'Infermeria i les supervisores de Planta.
• Lideratge i assumpció de tasques de formació per part de la cap de Farmàcia.
El procés de dispensació de medicació, un cop implementats els SAD, simplifica enormement tot el procés, desapareix el zelador i es desvincula el procés de farmàcia del de les infermeres, la qual cosa aporta molts avantatges. En el nou escenari, Infermeria és autosuficient, ja que la dispensació de medicació ja no la fa Farmàcia, sinó el SAD, i ho fa a la unitat de planta mateixa, on les infermeres presten l'atenció al pacient. Farmàcia s'ha d'ocupar que els armaris estiguin ben proveïts de medicació, mitjançant la reposició diària sobre la base dels llistats generats pel sistema mateix. Però el més important és que els tècnics de farmàcia no tenen la pressió assistencial d'haver d'aprovisionar un carro de medicació perquè arribi a temps d'administrar la presa de les 16 h, i poden dur a terme el procés de reposició en moments en què hi hagi poca activitat d'infermeria relacionada amb la medicació, la qual cosa afavoreix que hi hagi menys errors. A més, durant la tasca de reposició, s'aprofita per fer el control d'inventari i de caducitats de medicaments, que abans no estava controlada.
El projecte d'automatització de la dispensació de medicació a l'FSM és un projecte estratègic de transformació digital dins de l'organització que abasta diferents àmbits assistencials (hospitalització, urgències, sales d'operacions i hospital de dia/hemodiàlisi).
El caràcter innovador de la iniciativa respon als avantatges de l'automatització del procés, que es poden resumir en els punts següents:
• Medicació disponible a cada moment, cada dia de l'any, amb tractament actualitzat.
• Es redueix el temps que dediquen les infermeres a les gestions amb Farmàcia, ja sigui per a peticions urgents o per incidències amb el carro d'unidosis, temps que poden dedicar al pacient.
• Es redueix el temps de gestió d'estocs i estupefaents per part de les infermeres.
• El temps de dedicació dels tècnics per a la reposició dels SAD és palesament menor que el dedicat a preparar els carros • Es redueixen les tensions entre Farmàcia i infermeres.
• Farmàcia ja no ha de gestionar devolucions del carro.
• Millor control dels medicaments caducats.
• Reducció del risc d'errors de reposició, tot evitant possibles errors de dispensació en el procés manual del carro
• Ordenació i optimització d'espais de controls d'infermeria, tot eliminant els estocs de farmaciola.
• Reducció dels inventaris dels medicaments a les unitats clíniques
• Accés controlat a la medicació només per a infermeres autoritzades, a través del sistema biomètric dels SAD.
• Anticipació a la ruptura d'estocs, gràcies a l'estoc de seguretat que representa la medicació guardada als SAD.
• Control total de l'inventari de medicació per part de Farmàcia.
Aquesta bona pràctica ha permès demostrar que la implementació dels armaris automatitzats de dispensació de medicaments a la Fundació Sanitària Mollet ha estat una decisió encertada tant a nivell econòmic com operatiu. Econòmicament, es constata amb dades extretes del sistema l'estalvi en consum de fàrmacs després d'implementar els armaris automatitzats. I des del punt de vista operatiu, permet visualitzar l'optimització del procés i eliminar el temps que es dedicava a tasques manuals i gestions per part dels professionals, que no aportaven valor.
Necessitats
• Reduir el cost i el temps invertit en el procés manual de dispensació de medicaments.
• Facilitar l'accés a la medicació en el lloc i moment oportuns.
• Reforçar la seguretat del pacient i reduir el temps d'infermeria dedicat a tasques administratives.
Resultats
Optimització del temps. Després de la implementació de SAD, s'alliberen 54 hores mensuals d'infermeria (reducció del 84,4 % del temps dedicat a control de medicació emprat per les infermeres en la gestió del medicament, que ara es pot invertir en atenció directa al pacient) i 106 hores de tècnics de farmàcia (reducció del 58,5 %).
Satisfacció treballadors. Satisfacció del 99 % del personal infermer.
Disminució de costos. 16 % de reducció del consum de medicació global per part de les unitats d'hospitalització. 87 % de disminució de la medicació que es retorna a Farmàcia.
Major eficiència. Comparant dos períodes pre- i postimplantació, el consum de medicaments a les unitats d'hospitalització s'ha reduït en 17.388 unitats (-9 %) i la despesa en medicació s'ha reduït en un 17,8 %. El cost de la medicació per estada passa de 14,28 € a 11,92 € (-16,5 %).
Annexos
Any
2020
Preu
Sense especificar
Equip
Observacions
Els resultats obtinguts mostren que cal invertir en tecnologia per aconseguir organitzacions que aspiren a ser institucions fiables i que aposten per zero defectes mitjançant la transformació dels seus processos per fer-los més eficients.
Al cor d'aquesta bona pràctica, hi neix un ensenyament: que la qualitat no està renyida amb el cost i que les conseqüències dels errors en la gestió del medicament poden portar com a resultat incidents greus per a la seguretat del pacient.
Es fa imprescindible, doncs, ponderar els costos de la inversió en tecnologia amb la reducció o l'eliminació dels costos que comporta mantenir sistemes menys eficients. A més a més, en la nostra experiència de canvi, tot i que l'adopció del nou sistema va suscitar d'entrada una certa resistència en el personal d'infermeria, aquesta s'ha vist clarament revertida amb una elevada taxa de satisfacció i de percepció de confiança i seguretat en el procés.
Publicada el 22 juny 2022
