Explotació dades de la formació prevista i realitzada en un simple Excel

Sovint no disposem d'aplicacions informàtiques específiques per registrar el pla de formació i les activitats formatives dutes a terme, i les eines que hi ha al mercat no sempre són fàcilment compatibles o no ens ofereixen els informes o estadístiques que necessitem. Per aquesta raó amb un programa a l’abast de tothom com l’Excel, hem creat el nostre propi registre.

Descripció

El registre de les activitats formatives que una organització duu a terme no és tan senzill com sembla si després se’n vol extreure estadístiques, com poden ser les que responen als indicadors que requereix el Model d’Acreditació Sanitària del Departament de Salut de la Generalitat de Catalunya. Hi ha força eines estandarditzades al mercat per poder gestionar els registres de la formació, però no sempre són mal·leables o fàcilment personalitzables per generar els llistats i les estadístiques que hom desitja, i a més cal introduir-hi prèviament molta informació. Altres handicaps és el fet, que a les organitzacions ens interessa poder comparar entre les hores previstes i les realment dutes a terme, per la qual cosa és convenient poder combinar ambdós conceptes en un mateix arxiu: la previsió i la realització efectiva. Això també ens facilita tenir descrit un “Pla de formació”. Un tema important que cal evitar són les feines repetitives de tecleig d’informació de cada curs i persona que l’ha dut a terme.

Amb aquests condicionants, l’Hospital va decidir crear un arxiu propi utilitzant el Microsoft Excel per registrar-hi tant el pla de formació com la formació efectivament duta a terme, de manera que es generin els llistats i els indicadors que es desitgen. A continuació se’n presenta el contingut. L’arxiu conté tres fulls de càlcul: un pels treballadors, un altre pels cursos, i un tercer, que combina ambdós conceptes. En el quart full hi figuren les estadístiques:

• Alumnes: S’hi van registrant els alumnes, a mesura que realitzen activitats formatives. Cada alumne en una fila, on s’hi vincula en les altres columnes la categoria professional, lloc de treball, servei assistencial, etc.
• Cursos: S’hi van registrant els cursos previstos, a mesura que es van identificant necessitats formatives. Cada curs en una fila, on s’hi vincula en les altres columnes tant els paràmetres previs a la realització (nom, data prevista, durada prevista, tipus i nombre d’assistents previstos, temàtica, costos, etc.) com els paràmetres un cop finalitzat el curs, si aquest s’acaba realitzant (hores reals, dates reals, nombre d’assistents, costos reals, etc.)
• Combinació: En aquest tercer full de càlcul només cal anar anotant en cada fila el nom de l’alumne i el codi del curs que ha realitzat, de forma que la resta de columnes s’omplen automàticament (amb la funció “BUSCARA” o “VLOOKUP”) a partir de la informació dels altres dos fulls de càlcul. És a partir d’aquest tercer amb el qual es poden generar les estadístiques mitjançant les dades que s’hi registren.
• Estadístiques: Mitjançant taules dinàmiques es creen estadístiques a partir de totes les columnes que hi ha al tercer full.

Alguns dels indicadors que permet extreure aquest arxiu d’Excel són:

• Percentatge de compliment del Pla de Formació, segmentat per: any, categoria professional, lloc de treball, unitat d’hospitalització i tipologia d’activitat formativa.
• Nombre d’alumnes formats per la segmentació anteriorment citada.
• Nombre d’hores formatives per la segmentació anteriorment citada.
• Hores i tipus de formació realitzada per la segmentació anteriorment citada

Necessitats

• Tenir en un mateix document, la planificació de les activitats formatives, i les que finalment s'han realitzat.
• Disposar d’estadístiques ràpides i a mida sobre la formació realitzada, sense disposar d'un programa informàtic específic de RRHH.
• Poder crear internament l’arxiu a mida per donar resposta a les necessitats de gestió de la formació d'una organització amb uns mínims coneixements informàtics.

Resultats

Àmbits de gestió