Herramienta de gestión de la formación sanitaria especializada para residentes y tutores

El Hospital Clínic de Barcelona y Costaisa han desarrollado Docentis, una solución online de soporte para los Centros Sanitarios que tengan residentes. Sirve de ayuda para el registro y seguimiento de su actividad formativa en un formato homogéneo y en una única plataforma, continuamente evolucionada a los requerimientos técnico-legales que la Administración solicita. Se trata de un entorno colaborativo donde tutores, residentes, evaluadores y gestores, pueden centralizar el registro, seguimiento y evaluación de la actividad durante la formación sanitaria especializada y toda su operativa.


Person responsible for the Good Practice

HOSPITAL CLÍNIC I PROVINCIAL DE BARCELONA

Good Practice publisher

Francisco Araújo Rivero

Director de Marketing y Comunicación

COSTAISA GROUP

Description

Con la solución desarrollada, el residente puede completar su libro del residente online y visualizar su Plan Individual de Formación, así como sus rotaciones. Además puede registrar y acceder a sus reuniones tutoriales.

El tutor, por su parte, puede realizar el seguimiento de los residentes, gestionar sus rotaciones, las tutorías y realizar las evaluaciones anuales, así como generar automáticamente la memoria tutorial anual.

De esta forma, se mejora sustancialmente la operativa para el acceso, seguimiento y validación de las actividades de formación en los centros y se optimiza y automatiza el proceso de recogida de datos en un formato estandarizado y estructurado, reduciendo así el tiempo de recogida de información en los periodos de evaluación y notificación obligatoria a la Administración. 

El Entorno del Residente permite el registro de la siguiente actividad: 

  • Asistencial: cirugías, pase de sala, consultas externas, interconsultas, técnicas especiales y guardias
  • Docente: presentaciones en sesiones clínicas, charlas y ponencias, asistencia a cursos y congresos
  • Investigadora: comunicaciones, publicaciones, becas, líneas de investigación, premios científicos, comités y sociedades

El Entorno del Tutor permite:

  • Planificación y seguimiento anual de los residentes que tutoriza
  • Gestión y evaluación de la formación 
  • Registro electrónico de las evaluaciones e informes
  • Memoria tutorial anual y actividades del tutor

Otras funcionalidades: 

  • Generación de informes
  • Funcionalidades colaborativas
  • Explotación de datos

Needs

En España cada año son ofertadas alrededor de 7.500 plazas de Médico Interno Residente (MIR), 1.500 de Enfermería (EIR), 270 de Farmacia (FIR), 190 de Psicología (PIR), 51 de Biología (BIR), 40 de Física (RFIR) y 15 de Química (QIR). Estos residentes inician la Formación Sanitaria Especializada para convertirse en Especialistas a través de los Programas de Formación de Residentes.

En España, el sistema de formación especializada cuenta ya con más de 40 años y su despliegue está recogido en la Ley 44/2003 de Ordenación de las Profesiones Sanitarias y el Real Decreto 183/2008, donde se recoge la obligatoriedad de disponer de un Libro de Residente para registrar toda la actividad asistencial, docente e investigadora que realizan durante su periodo de formación.
Hace 7 años el Hospital Clínic de Barcelona inició una versión on line del Libro del Residente con buen resultado. Desde la Dirección de Docencia, en aras de mejorar y facilitar la función de los tutores y la evaluación de los residentes, se analizaron los problemas existentes en los procesos de planificación, registro de la evaluación y seguimiento de los Residentes detectando los siguientes problemas:

  • Dificultad en el seguimiento de la actividad formativa y docente
  • Información desintegrada y de difícil acceso
  • Falta de estructuración en las reuniones de seguimiento
  • Poca eficacia en la intercomunicación entre los diferentes actores
  • Comunicación y registro manual de las evaluaciones

Para afrontar estas dificultades, se propuso la creación de una herramienta para los tutores que se integrara con el “libro del residente online”, del cual ya se disponía. Esta nueva herramienta sería el “libro del tutor online” y completaría el alcance de lo que hoy conocemos como Docentis.

Results

Time optimisation. Agilizar la cumplimientación de la memoria tutorial, aportando valor añadido sobre la evaluación del residente

Reduction in queues/waiting times. Reducir el tiempo de la recogida de información en los periodos de evaluación

Greater efficiency. Mejorar la operativa para el acceso, seguimiento y validación de sus actividades de formación sanitaria especializada

No more errors. Optimizar y automatizar el proceso de recogida de datos en un formato único y estructurado

Increase in quality. Incentivar y promover la motivación del residente y la reflexión conjunta con el tutor

More robust processes. Solventar problemas relacionados con la pérdida de datos

Year

2018

Time

3 meses implantación estándar

Price

Unspecified

Supplier / Partner

Costaisa

Costaisa es una compañía especializada en salud que desde hace más de 50 años ofrece servicios de consultoría y soluciones de tecnologías de la información y de la comunicación, desarrollo de aplicaciones y externalización de servicios.

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Tras el éxito obtenido, el Hospital Clínic ha decidido paquetizar la solución y ha optado por Costaisa como socio tecnológico para desarrollar y hacer evolucionar la plataforma, así como proceder a su comercialización en España. 

Actualmente, el Hospital Universitario de Móstoles, el Consorci Sanitari Integral, la Clínica Universidad de Navarra, el Parc Taulí Hospital Universitari y el Servicio Murciano de Salud también disfrutan de la herramienta.

Principales volumetrías en los dos años que lleva implantada la solución:

  • 4.200+ tutores, residentes y evaluadores
  • 1.200+ planes individuales de formación
  • 73.000+ actividades registradas en el Libro del Residente
  • 1.800+ reuniones tutoriales 
  • 6.500+ rotaciones evaluadas online



Published on*** 25 Mar 2020



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