Las actas, ahora “en pantalla”

Desde 2014 el Grup Sant Pere Claver lleva aplicando en sus reuniones de revisión un sistema que agiliza el proceso de revisión y aprobación in situ de actas por parte de la Dirección.

Descripción

El sistema, implantado desde hace años en el Grup Sant Pere Claver, consiste en proyectar en una pantalla mediante Power Point las actas de reunión de revisión por la Dirección mientras se desarrolla la propia reunión. La presentación consta de once diapositivas. Cada diapositiva es un punto del orden del día de la reunión y cada una está dividida en tres partes: una de seguimiento de las acciones realizadas y acordadas en el acta anterior, otra en la que se muestra el resumen del año sobre el tema en cuestión y, por último, una tercera con propuestas de mejora.
 
La persona que actúa como secretario va rellenando el Power Point en directo con semáforos en verde, rojo, etc. Además, la parte del resumen del año ya se ha redactado previamente. De este modo, la Dirección puede ver y elaborar el acta durante la reunión y, al mismo tiempo, validarla. El acta es, asimismo, mucho más amena, porque la Dirección está viendo en pantalla lo que escribe el secretario, y también es más simple porque están muy resumidos los conceptos y va directamente al grano, ya que dos de las tres partes de cada diapositiva hacen referencia a la toma de decisiones. El objetivo es dar prioridad a las oportunidades de mejora que se hayan decidido el año anterior, así como a las del año en curso.
 
Gracias a este sistema, las reuniones de revisión son más cortas (de una hora y media como máximo) y los miembros de la Dirección no tienen necesidad de revisar el acta después porque ya la han revisado y aprobado in situ. Además, el formato de presentación puede utilizarse para años sucesivos, así como para registrar el seguimiento de todas las acciones que se han llevado a cabo.
 
Con el fin de asegurar el buen funcionamiento del sistema, desde el Grup Sant Pere Claver se recomienda que se utilice siempre un buen proyector y que la reunión se celebre en una sala adecuada. Asimismo, la persona que ejerza como secretario deberá tener un buen dominio del Power Point y preparar de antemano la parte del resumen de cada punto del orden del día, con una valoración incluso del estado de las acciones emprendidas el año anterior, a fin de ahorrar tiempo a la Dirección.
 
Los resultados, avalados por el Grup Sant Pere Claver, son muy positivos: favorece el uso de un lenguaje menos técnico y más accesible para la Dirección y les ahorra tiempo durante y después de la reunión.

     

Necesidades

Agilizar el proceso de redacción y aprobación de las actas de las reuniones de revisión por la Dirección, facilitando la toma de decisiones y el consenso in situ. Adoptar un lenguaje y un estilo directivo, más afín al utilizado por los miembros de la Dirección que asisten a la reunión.

Resultados

Ámbitos de gestión