Mejora en la gestión del medicamento mediante un sistema automático de dispensación
La Fundació Sanitària Mollet ha decidido dar un paso adelante en la optimización del circuito del medicamento, a través de la implementación de un sistema automático de dispensación, que consiste en la ubicación de armarios robotizados de medicación en diferentes puntos del hospital donde se administra medicación a pacientes, sustituyendo también el proceso de generación y transporte desde Farmacia de carros de dosis unitarias de medicación.
Descripción
La implantación de un sistema de dispensación de medicamentos semi-automatizada ha reemplazado la tecnología de dispensación en unidosis para servir a las farmacias satélites, en las áreas de internamiento hospitalario, así como en Urgencias, Semicríticos y Bloque Quirúrgico.
Este enfoque está alineado con la estrategia de la Fundació Sanitària Mollet de buscar la excelencia en los procesos y en especial aspirar a ser una organización confiable, donde prima la seguridad del paciente. Asimismo, el eje de innovación que supone la introducción de una tecnología automatizada de dispensación descentralizada forma parte de la propia estrategia empresarial.
El reto del proyecto, y su valor diferencial es la sustitución del proceso de generación de carro de unidosis de 24 horas desde farmacia, ya que lo más habitual era la implantación en unidades de urgencias o de cuidados intensivos, sustituyendo grandes stocks de botiquín ubicados en la misma unidad, y no la sustitución del carro de unidosis generado desde farmacia y preparado para administrar a los pacientes.
Para el desarrollo del proyecto, se siguió la siguiente planificación:
1. Análisis externo e interno, que incluyó: revisión del Plan Estratégico 2021-2025 y elaboración de PESTEL y análisis DAFO, evaluando el posicionamiento y las ventajas competitivas derivadas del proyecto de la FSM de cara a los próximos años. Revisión del documento de BBP (Business Blue Print), del análisis funcional del proyecto de implementación del módulo de SAP Medication en la FSM. Reuniones con la Jefa de Farmacia y las Supervisoras de Enfermería para la elaboración del escenario “AS IS” que refleja la situación previa a la implantación de los SAD, y el “TO BE”, con el proceso de dispensación implementado.
2. Elaboración del cronograma considerando: revisión de documentación formalizada con Palex, tanto para el acuerdo estratégico del piloto como la oferta de contratación Revisión de los acuerdos de los Comités de Dirección
3. Diseño de la estrategia de gestión del cambio: reuniones con las supervisoras de Enfermería, Directora de enfermería y Jefa de Farmacia Revisión de publicaciones de implantaciones similares de SAD con afectación a circuitos de enfermería
4. Definición de indicadores y encuesta de satisfacción de usuarios: reuniones con la Directora de Gestión y con la Jefa de Farmacia para consensuar los indicadores a comparar, así como los intervalos de tiempo y las unidades de hospitalización relevantes Reuniones con la Directora de Enfermería y las supervisoras de Planta para elaborar el contenido de las encuestas de satisfacción de usuario Sesiones de trabajo con el equipo de sistemas de información para el desarrollo de los programas de extracción de datos del sistema SAP
5. Recogida de datos y elaboración de conclusiones: revisión de la literatura mediante la búsqueda y selección de estudios relevantes de proyectos de implementación de SAD similares. Explotación de los datos proporcionados por los programas de extracción de datos, según los criterios definidos y consensuados en las reuniones previas Entrega y recogida de datos de las encuestas de satisfacción de usuario, a través de las sesiones de formación del proyecto de implantación SAD (fase pre-implantación) y a través de mail (fase post-implantación).
Reuniones de revisión y análisis de datos recopilados con la Jefa de Farmacia, la Directora de Gestión y la Directora de Enfermería.
Como fruto del desarrollo del proyecto, se identificaron como factores clave de éxito que sirvieron para vencer las resistencias al cambio, los siguientes:
• Benchmark. Visitas a hospitales con algún SAD en funcionamiento, para visualizar el proceso in situ y compartir la experiencia con las enfermeras.
• Acuerdo estratégico con Palex para realizar un piloto sin coste para la FSM.
• Liderazgo de la Directora de Enfermería y las Supervisoras de Planta.
• Liderazgo y asunción de tareas de Formación por parte de la Jefa de Farmacia.
El proceso de dispensación de medicación una vez implementados los SAD simplifica enormemente todo el proceso, desaparece el celador y desvincula el proceso de farmacia del de las enfermeras, lo cual aporta muchas ventajas. En el nuevo escenario enfermería es autosuficiente, ya que la dispensación de medicación ya no la realiza farmacia, sino el SAD, y lo hace en la propia unidad de planta, donde las enfermeras prestan la atención al paciente. Farmacia se tiene que ocupar de que los armarios estén bien provistos de medicación, a través de la reposición diaria en base a los listados generados por el propio sistema Pero lo más importante es que los técnicos de farmacia no tienen la presión asistencial de tener que aprovisionar un carro de medicación para que llegue a tiempo de administrar la toma de las 16h, y pueden llevar a cabo el proceso de reposición en momentos donde haya poca actividad enfermera relacionada con la medicación, lo cual favorece que haya menos errores. Además, en la tarea de reposición se aprovecha para realizar el control de inventario y de caducidades de medicamentos, que antes no estaba controlada.
El proyecto de automatización de la dispensación de medicación en la FSM es un proyecto estratégico de transformación digital dentro de la organización que abarca diferentes ámbitos asistenciales (hospitalización, urgencias, quirófanos y hospital de día/hemodiálisis).
El carácter innovador de la iniciativa responde a las ventajas de la automatización del proceso, que pueden resumirse en los siguientes puntos:
• Medicación disponible en todo momento todos los días del año, con tratamiento actualizado.
• Se reduce el tiempo de las enfermeras para gestiones con Farmacia, ya sea para peticiones urgentes como para incidencias con el carro de unidosis, para poder dedicarlo al paciente.
• Se reduce el tiempo de gestión de stocks y estupefacientes por parte de las enfermeras.
• El tiempo de dedicación de los técnicos para la reposición de los SAD es ostensiblemente menor que el dedicado para preparar los carros • Se reducen las tensiones entre farmacia y enfermeras.
• No hay gestión de devoluciones del carro por parte de Farmacia.
• Control de medicamentos caducados.
• Reducción del riesgo de errores de reposición versus los posibles errores de dispensación en el proceso manual de carro
• Ordenación y optimización de espacios de controles de enfermería, eliminando stocks de botiquín.
• Reducción de los inventarios de los medicamentos en las unidades clínicas
• Acceso controlado a la medicación sólo por las enfermeras autorizadas, a través de sistema biométrico de los SAD.
• Anticipación a la rotura de stocks, gracias al stock de seguridad que representa la medicación guardada en los SAD.
• Control total del inventario de medicación por parte de Farmacia el tiempo dedicado a tareas manuales y gestiones por parte de los profesionales, que no aportaban valor.
Esta buena práctica ha permitido demostrar que la implementación de los armarios automatizados de dispensación de medicamentos en la Fundació Sanitària Mollet ha sido una decisión acertada tanto a nivel económico como operativo. Económicamente, se constata con datos extraídos del sistema el ahorro en consumo de fármacos después de implementar los armarios automatizados. Y operativamente, permite visualizar la optimización del proceso, eliminando el tiempo dedicado a tareas manuales y gestiones por parte de los profesionales, que no aportaban valor.
Necesidades
- Reducir el coste y el tiempo invertido en el proceso manual de dispensación de medicamentos.
- Facilitar el acceso a la medicación en el lugar y momento oportunos.
- Reforzar la seguridad del paciente y reducir el tiempo de enfermería dedicado a tareas administrativas.
Resultados
Optimización del tiempo. Tras la implementación de SAD se liberan 54 horas mensuales de enfermería (reducción del 84,4% del tiempo dedicado a control de medicación empleado por las enfermeras en la gestión del medicamento, que puede invertirse en atención directa al paciente) y 106 horas de técnicos de farmacia (reducción del 58,5%).
Satisfacción de trabajadores . Satisfacción del 99% del profesional enfermero.
Disminución de costes. 16% de reducción del consume de medicación global por parte de las unidades de hospitalización. 87% de disminución de la medicación que es devuelta a Farmacia.
Mayor eficiencia. Comparando dos períodos pre- y post-implantación, el consumo de medicamentos en las unidades de hospitalización se ha reducido en 17.388 unidades (-9%) y el gasto en medicación se ha reducido en un 17,8%. El coste de medicación por estancia pasa de 14,28€ a 11,92€ (-16,5%).
Anexos
Año
2020
Precio
Sin especificar
Equipo
Observaciones
Los resultados obtenidos muestran que es necesario invertir en tecnología para conseguir organizaciones que aspiran a ser instituciones confiables que aspiran a los cero defectos mediante la transformación de sus procesos para hacerlos más robustos.
En el alma de esta buena práctica nace una enseñanza de que la calidad no está reñida con el coste, y que las consecuencias de los errores en la gestión del medicamento pueden traer como resultado incidentes graves para la seguridad del paciente.
Se hace imprescindible por tanto ponderar los costes de la inversión en tecnología con la reducción o eliminación de los costes de la no-calidad de mantener sistemas menos robustos. Asimismo, en nuestra experiencia de cambio, la adopción del nuevo sistema supuso inicialmente una cierta resistencia por parte del personal de enfermería, que se ha visto claramente revertida por una elevada tasa de satisfacción y de percepción de confianza y seguridad en el proceso.
Publicada el 22 jun. 2022
